MS Word Insert Tab, Home Tab के बाद दूसरा Tab होता है इसमे कई उपयोगी आइटम जैसे Table, Word Art, Hyperlink, Symbol, Chart, Date&Time, Shapes, Header and Footer और बहुत कुछ होते है जिसे हम अपने Document मे Insert कर सकते है वास्तव मे यह Tab Users के लिए बहुत महत्वपूर्ण तथा आवश्यक Tab है
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MS Word Insert Tab के सभी Groups
1) Pages
2) Tables
3) Illustration
4) Links
5) Header & Footer
6) Text
7) Symbols
Pages Group
a) Cover Page
b) Blank Page
c) Page Break
Cover Page
किस कमांड का प्रयोग करके अपने डॉक्यूमेंट के लिए पहले से बने Cover Template का उपयोग करके अपने डॉक्यूमेंट को और अधिक आकर्षक बना सकते हैं यह बिल्कुल बुक मे लगे कवर के समान होते है
Blank Page
इस Command के द्वारा आप अपने Document मे एक Blank Page Insert कर सकते है
Page Break
इस Command का Use करके आप जिस जगह पर Cursor रखेंगे वहीं से अगला पेज शुरू हो जाएगा
Tables Group
जब अपने डेटा को Rows व Columns मे दिखाने की आवश्यकता पड़ती है तब हमें टेबल बनाने पड़ते है MS Word 2007 हमें कई प्रकार से टेबल बनाने की सुविधा देता है जिसे हम आवश्यकता अनुसार Format कर सकते हैं या चाहे तो पहले से Design किए हुए AutoFormat Table को हम अपने Table मे Apply कर सकते है
इसमे निम्न विधि से Table बनाते है
Grid Table
Table बनाने के लिए Grid मे से रो और कॉलम को माउस से अवश्यकतानुसार Drag करके Click करे
Insert Table
Insert Table Option को Click करे Insert Table Dialog Box मे Columns और Rows की संख्या Enter करे
Autofit Behaviour section मे निम्न option होते है
i) Fixed Column Width
इसमें जितना नंबर एंटर करेंगे उसके आधार पर कॉलम की Width सेट हो जाती है
ii) Autofit to contents
Contents के आधार पर टेबल की Width कम या ज्यादा होती है
iii) Autofit to Window
Window के आधार पर टेबल की Width
Fit हो जाती है
Draw Table
इस विधि में हम स्वयं ही अपनी इच्छा अनुसार टेबल Draw कर सकते हैं
Excel Spreadsheet
यदि हम Excel के spreadsheet को अपने Document मे शामिल करना चाहते है तो इस option का प्रयोग करे
इसमे आप excel के सारे commands Button का भी use कर सकते है
Quick Table
इसमें पहले से Design किए हुए AutoFormat टेबल होते हैं जिसे Edit करके use किया जा सकता है
Illustration Groups
इस Group के अंतर्गत निम्न Command Button होते हैं
a) Picture
b) Clip Art
c) Shapes
d) SmartArt
e) Chart
Picture
अपने Document मे Picture Insert करने के लिए इस command का use करते है
Clip Art
जब आप इस option को Click करते है तो Window के Right Side Clip Art Taskpane प्रदर्शित होता है Search for के Text Box मे वह शब्द या keyword Type करे जिससे संबधित Clip Art चाहते है Go Button को क्लिक करते ही Clip Art प्रदर्शित होगा उस पर Double Click करे या Drag करके Clip Art को अपने Document मे Insert करे
Shapes
यह कमांड हमे अलग अलग प्रकार के Shapes अपने Document मे Insert करने की सुविधा देता है
Smart Art
Smart Art के द्वारा अपनी सूचनाओं या विचारो को Presentation के माध्यम से बडी आसानी व तेजी से प्रस्तुत किया जाता है इसके लिए दिए गए विभिन्न Layout मे से आवश्यकतानुसार किसी का भी चयन किया जा सकता है
Chart
यह कमांड हमे अपने Document मे Chart बनाने की सुविधा देता है जिससे हम Numeric Data को Graphical तरीके आसानी से प्रस्तुत कर सकते है और समझ सकते हैं
Link Groups
इस Group के अंतर्गत निम्न Command Button होते हैं
a) Hyperlink
b) Bookmark
c) Cross reference
Hyperlink
अपने डॉक्यूमेंट के किसी टेक्स्ट या इमेज को किसी अन्य Webpage या File से Link करने के लिए इस कमांड बटन का प्रयोग निम्न प्रकार से करते हैं
i) Text या Image को Select करें हाइपरलिंक बनाना है
ii) InsertTab को Click करे Link Groups के अन्तर्गत Hyperlink option को Click करे या Ctrl+K Press करें
iii) Insert Hyperlink Dialog Box प्रदर्शित होगा
v) Ok पर Click करे
Bookmark
यदि आपका डॉक्यूमेंट बहुत बड़ा है और आप किसी पेज के विशेष भाग में जल्दी से पहुंचना चाहते हैं तो इसके के लिए Bookmark का प्रयोग निम्न प्रकार से करे
i) Insert Tab को Click करे Link Groups के अन्तर्गत Bookmark को Click करे Bookmark Dialog Box प्रदर्शित होगा
ii) Bookmark Dialog Box से Bookmark name Text Box मे वह शब्द टाइप करें
जिसका आप लिंक बनाकर उस पेज के विशेष भाग तक पहुंचना चाहते है
iii) Add Button को Click करे
iv) Bookmark तक पहुंचने के लिए उस शब्द को Select करें और Go To Button पर Click करे
Cross reference
Cross reference के द्वारा आप एक Document के अन्य Parts जैसे Title,Chart or Graphic का Link बनाकर उस Parts में आसानी से जा सकते है
Header & Footer Group
Header या Footer कोई भी Text या Graphics होता है जो डॉक्यूमेंट के ऊपर एवं नीचे प्रिंट होता है
Header
Document के प्रत्येक Page के ऊपर कुछ महत्वपूर्ण जानकारी जैसे Company Name, Logo, Date,Time, Page Number आदि को जोड़ने के लिए इस कमांड का प्रयोग निम्न प्रकार से करते हैं
i) InsertTab>Header&Footer के अन्तर्गत Header Command को Click करे
ii) Header के लिए 4 Format प्रदर्शित होते है
a) Blank
b) Blank(Three Column)
c) Alphabet
d) Annual
उपरोक्त चारो मे से किसी भी Format का उपयोग करके आप अपने Document हेतु Header बना सकते है साथ ही Header के लिए Predefined(पहले से निर्मित)Date,Time,Graphic को Header मे इंसर्ट कर सकते है
Footer
Footer भी Header के समान बनाया जाता है अंतर केवल इतना है कि Footer Document के प्रत्येक Page के नीचे बनता है
Page Number
अपने डॉक्यूमेंट में पेज नंबर Insert करने के लिए यह करें
a) InsertTab को Click करे Header&Footer Group के अन्तर्गत Page Number Command को Click करे
b) Click करते ही निम्न Options दिखाई देते है
Top of Page
Bottom of Page
Page Margins
Current Position
Format Page Numbers
Remove Page Numbers
Top of Page
Document के प्रत्येक Page के ऊपर
Page Number Insert करने के लिए इस Command का प्रयोग करते है
इसे Click करते ही Page Number के लिए 3 Format दिखाई देंगे
Plain Number 1- Left Side Page Number देने के लिए
Plain Number 2 - Center Page Number देने के लिए
Plain Number 3- Right Side Page Number देने के लिए
ये फॉर्मेट
Bottom of Page
यह Command Top of Page Command के समान ही है अंतर केवल इतना है कि इसमें पेज नंबर प्रत्येक पेज के नीचे Insert होता है
Page Margins
इस कमांड का प्रयोग के Page के ऊपर Left, Right Side में पेज नंबर देने तथा Page के नीचे Vertical रूप से Left ,Right Side में Page Number देने के लिए होता है
Current Position
इस कमांड button का प्रयोग जिस जगह पर आपका Cursor है वहीं पर पेज नंबर देने के लिए किया जाता है
Format Page Numbers
इस कमांड बटन में पेज नंबर के लिए अलग फॉर्मेट रहते हैं
अपने डॉक्यूमेंट में पेज नंबर को Format करने के लिए यह करें
i) InsertTab को Click करे Header&Footer Group के अन्तर्गत Page Number Command को Click करे
ii) Format Page Numbers option पर Click करे
iii) Page Number Format Dialog Box खुलता है
iv) Number Format के अंतर्गत किसी एक Format को चुने
v) Start at Spinner Box मे वह पेज नंबर डाले जहां से आप पेज नंबर की शुरुआत करना चाहते हैं
vi) Ok पर Click करे
Remove Page Numbers
अपने Document से Page Numbers को हटाने के लिए इस Option का प्रयोग करें
Text Groups
Text Box
Document मे कही पर भी जैसे Chart या कोई Graphic मे Text Box जोड़ कर उसमे Text Enter कर सकते हैं
Quick Parts
इसका प्रयोग करके आप ऐसे Contents की लाइब्रेरी बना कर रख सकते हैं जिसका आप बार-बार Use करते हैं
इसके अंतर्गत निम्न Options होते है
I) Auto Text
II) Document Property
III) Field
I) Auto Text
Auto Text के अंतर्गत आप ऐसे text,Sentence, Paragraph जिसकी जरूरत आपको बार-बार पड़ती है उसे Autotext में बना कर रख सकते हैं जिससे आपको बार-बार टाइप करना नहीं पड़ेगा
II) Document Property
इस Option पर Click करते ही Right side मे एक Drop down List खुल जाती है मान लीजिए हमने लिस्ट में से Company Address पर क्लिक करके हमने कंपनी का Address लिखकर उसे Save कर दिया है अगली बार जब हमें Company Address लिखने की जरूरत पड़ेगी तब हमें उससे पुन: टाइप नहीं करना पड़ेगा अपितु यह Address हमे उसी स्थान पर मिल जायेगा जिसे हम अपने Document मे Insert कर लेंगे और हमारा समय भी बच जाएगा
III) Field
जब हम Document बनाते है तो हमें कई ऐसी जानकारी जैसे Author Name, File Name, File Size,Title आदि की बार बार जरूरत पड़ती है इन जानकारियों को हम Field Option के द्वारा आसानी से अपने डॉक्यूमेंट में Insert कर सकते हैं
iv) Building Blocks Organizer
Word Art
Word Art किसी भी टेक्स्ट को अलग Style या Pattern मे प्रदर्शित करता है जिससे वह आकर्षक दिखाई देता है
किसी टेक्स्ट में वर्ड Art Apply करने के लिए यह करे
i) Text को Select करे
ii) Insert Tab को Click करे Text Group के अन्तर्गत Word Art Command को Click करे
iii) Word Art Gallary से मनचाहा Style को चुने Ok पर Click करे
iv) अब Edit WordArt Text Dialog Box आवश्यकतानुसार Font,Font Size, Font Style को चुने तथा Ok पर Click करे
v) अब आपके Text का Style बदल जाएगा
Drop Cap
Drop Cap का प्रयोग किसी Paragraph के शुरु के Sentence के पहले Word के पहले Letter को Capital Letter मे लिखने के लिए किया जाता है जो आपके Paragraph को एक नया Look देता है
Drop Cap का प्रयोग निम्न प्रकार से करे
i) उस Letter को Select करे जिसके लिए Drop Cap Insert करना है
ii) InsertTab को Click करे Text Group के अन्तर्गत Drop Cap Command को Click करे
iii) Paragraph के अंदर Drop Cap लगाने के लिए Dropped Option को Select करे
iv) Paragraph के बाहर Drop Cap लगाने के लिए In margin Option को Select करे
v) Drop Cap हटाने के लिए None Option को Click करे
Signature Line
जैसे किसी File या Letter के अंत मे हम Signature करते है यही कार्य करने के लिए MS Word मे Signature Line Command का Use करते है
इस Command के द्वारा आप अपने डॉक्यूमेंट पेज के नीचे सिग्नेचर लाइन Insert कर सकते हैं इसके नीचे हस्ताक्षरकर्ता का नाम, उसका पद, Email Id आता है इसके ऊपर हस्ताक्षरकर्ता अपना Digital Signature कर सकता है
Date & Time
अपने Document मे Current Date व Time Insert करने के लिए इस Command का यूज किया जाता है इसमे Date हेतु कई Format होते है
Object
यदि हम अपने डॉक्यूमेंट में अन्य Object जैसे Spreadsheet, Chats, Presentation का Slides, अन्य Word Document Insert करना चाहते हैं तो Object Command का प्रयोग निम्न प्रकार से करें
i) InsertTab को Click करे Text Group के अन्तर्गत Object Command को Click करे
ii) Object Dialog Box प्रदर्शित होगा
iii) Object type के अंतर्गत उस ऑब्जेक्ट को Select करे जिसे आप अपने डॉक्यूमेंट में इंसर्ट करना चाहते हैं
iv) Ok पर Click करे
Symbols Group
इसमे निम्न कमांड बटन होते हैं
Equation
इसका प्रयोग आप अपने Document में Maths या Science से संबंधित Equation या Formula Insert करने के लिए कर सकते है
Symbol
अपने Document मे Symbol Insert करने हेतु इस Command का प्रयोग करे इस पर Click करते ही आपको Symbols का Sets प्रदर्शित होगा
MS Word के सभी Tabs को सीखें
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